Cómo mejorar el checkin hotelero

En su experiencia vacacional, los momentos de checkin y checkout son percibidos por el cliente como puros trámites administrativos que no aportan nada positivo a la experiencia y que, en muchos casos, constituyen cuellos de botella que conllevan experiencias desagradables.

Hasta ahora el cliente ‘aceptaba’ resignadamente este momento. Entendía que formaba parte necesariamente de sus vacaciones. Pero, disponiendo de la tecnología adecuada, ¿debe seguir pasando por esta experiencia el cliente? ¿El cliente actual la acepta como lo hacía antes?

Bien dicen que los momentos de crisis son aquellos en los que se producen mayores cambios, avances, porque aguzamos más el ingenio para sobrevivir. Y, posiblemente, uno de los cambios de hábito que traerá la pandemia COVID19 será la desaparición del concepto administrativo del checkin para alumbrar un concepto de relación, de conocimiento o simplemente, para desaparecer definitivamente.

Cómo mejorar el proceso de checkin de tu hotel

Es un concepto tan amplio como el punto desde el que partes hasta el punto al que quieres llegar. Cierto es que la evolución no puede ser la misma en un hotel de tres estrellas ubicado en una zona de costa masificada que un hotel de cinco estrellas en una capital cultural.

Aún así, vamos a dar algunas ideas para que cada uno tome aquellas, o aquella parte, que le interese.

Analicemos el proceso. El concepto de checkin tiene una connotación administrativa para el cliente que podemos resumir en

  • Asignación de habitación.
  • Recepción de documentación.
  • Apertura de crédito.
  • Entrega de llaves.
  • Explicaciones sobre horarios de desayunos y cenas, todo incluido si es el caso, ubicación del restaurante, piscinas, bar o discoteca, etc…

Y todo esto mientras el cliente espera, con sus maletas, en la recepción del hotel mientras curiosea las actividades de animación del hotel, las excursiones en el desk del touroperador o, con un poco de suerte, alcanza a ver la piscina del hotel.

Llevamos haciendo esto los últimos 60 años ¿No suena algo anticuado?

Preferencias de checkin de turistas
Preferencias del huésped en la forma de realizar el checkin no convencional
Y muchas más funcionalidades diseñadas para hoteles y cadenas hoteleras

Nuestros consultores te ayudarán a determinar la mejor forma de modernizar la gestión hotelera de su hotel o cadena hotelera.

La solución PMS reconocida en el sector por el mejor servicio a sus clientes.

Más de 300 hoteles cuentan con nuestra solución.

Haz desaparecer el viejo checkin, da la bienvenida al nuevo checkin

La primera, en la frente: hazlo desaparecer. Al menos, hazlo desaparecer como un concepto administrativo y conviértelo en un momento emocionante, en un momento de descubrimiento. Tú estás harto de ver la misma recepción, piscina y playa, ¡pero tu cliente acaba de descubrir el sitio donde transcurrirán sus próximos 10 días de descanso o de diversión!

Utiliza herramientas de precheckin administrativo

Hoy en día hay suficientes alternativas de software para que permitas a tu huésped realizar el checkin administrativo desde su propia casa o en el transcurso del viaje. El fabricante del software PMS que utilices seguramente te podrá proporcionar este módulo, bien a través de una app, bien en el propio website del hotel, bien a través de un servicio de un tercero.

La propia aplicación permitirá

  1. Identificar al titular de la reserva y al resto de acompañantes.
  2. Digitalizar el pasaporte u otros documentos identificativos de los huéspedes.
  3. Capturar, mediante OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), los principales datos de los huéspedes.
  4. Asignar habitación/es.

Acabas de ahorrar mucho tiempo al recepcionista y al cliente.

Ventajas del precheckin para el huésped

Has mejorado la experiencia de los huéspedes que, al llegar, tan sólo deben entregar sus pasaportes para que el recepcionista pueda chequear la veracidad de datos aportados y entregar las llaves a los huéspedes. Ellos pasan directamente a la habitación.

Ventajas del precheckin para el recepcionista

  • No debe realizar la tarea de apertura de ficha de cliente y entrada manual de sus datos.
  • En el caso de que ya cuentes con un lector de pasaporte, el escaneo de los pasaportes queda reducido a la mínima expresión.
  • La relación con el cliente mejora enormemente al evitar el malestar motivado por el tiempo de espera.

Ventajas del precheckin para el hotel

  • Dispones del correo electrónico y es el correcto. ¿Cuántas veces has insistido a los recepcionistas que debían tomar correctamente los emails de los huéspedes? ¿Cuántas veces se han negado estos a facilitarlo o lo han falsificado para que no les molestaran más?
  • Evitamos errores en las fichas de clientes provocados por las prisas y el cansancio.
  • Si somos un poco hábiles, dispondremos de mayor información del cliente, lo que nos permitirá enfocar la venta cruzada y el upselling.
Mejorar el checkin de un hotel Mujer haciendo precheckin

Incorpora nueva tecnología en el proceso

La tecnología te ayudará a que el cliente sea más autónomo. El uso del smartphone para la apertura de puertas o para la aprobación de cargos a la cuenta del cliente le dota de mayor libertad y eso significa una mejor experiencia.

Prepara un plan de comunicación para tus clientes

Si tu hotel es grande, complejo, touroperado, en el que los clientes llegan en grupo, prepara un plan para que la temporada siguiente ellos mismos realicen el precheckin en su casa o durante el viaje desde el origen. Si son jóvenes, incluso desde la propia recepción del hotel.

Utiliza las redes sociales, utiliza el website de tu hotel (OTAS y touroperadores), utiliza el email para tus reservas directas para comunicar esta posibilidad a tus huéspedes.

Utiliza nuevas herramientas en el checkin para nuevos tipos de clientes

Tus clientes por debajo de 55 años han utilizado la tecnología de forma intensiva durante su vida. Y aquellos que están por encima son, irremediablemente, usuarios de tecnologías como whatsapp o las videoconferencias, por lo que el uso del video y no le será extraño.

Prepara videos para que tus huéspedes conozcan temas como la disposición espacial de tu hotel, planificación de la animación, quién es quién de tu personal, excursiones y actividades que puedan contratar en recepción, método de reserva de restaurantes, , horarios y normas, etc…

Website programado por:Weyketing.com

Top