Qué es Ecotec
Ecotec es el módulo de software de gestión para restaurantes de Tec-Soft diseñado específicamente para la gestión integral de compras, almacén y aprovisionamiento en hoteles. No es una solución genérica adaptada al sector; es software de gestión hotelera creado desde el primer día para entender cómo funciona realmente tu departamento de comidas y bebidas.
Con Ecotec gestionas toda la cadena de valor: desde la compra a proveedores, pasando por el control de existencias en tiempo real, los traspasos entre secciones, hasta la generación automática de apuntes contables. Todo en un solo módulo integrado del PMS hotelero HOTEC.
Para qué sirve Ecotec
El objetivo de Ecotec es eliminar la dispersión de datos y los procesos manuales que consumen horas de trabajo en tu hotel de gestión hotelera. Te permite optimizar toda la operación de Food & Beverage:
- Gestionar compras y proveedores en software hotelero: Registro de pedidos, acuerdos de compra, seguimiento de entregas y control de pagos sin duplicidades. Trazabilidad completa de cada compra.
- Controlar existencias e inventarios en tiempo real: Sabe en cada momento qué tienes en almacén, en cocina, en bar o en cada sección de tu hotel. Control de stocks mínimos y máximos automático. Sin sorpresas. Sin falta de stock de última hora.
- Realizar traspasos entre secciones: Si necesitas mover botellas de la bodega a la barra, o ingredientes de almacén a cocina, Ecotec actualiza automáticamente todos los registros. Transparencia total en movimientos internos.
- Automatizar toma de inventarios: Con Ecotec puedes realizar tomas de inventario físico (incluso con PDA en tiempo real) y el sistema genera automáticamente los apuntes contables de consumos. Inventarios valorados y físicos.
- Obtener informes de gestión útiles: Rendimientos por sección, comparativas entre periodos, relación de compras, consumos mensuales, análisis de mermas. Exportables en Word, Excel, HTML o PDF.
- Conectar con módulo de contabilidad: Los movimientos de almacén e inventario se traducen automáticamente en apuntes para tu módulo contable CONTEC. Sin errores de transcripción. Sin duplicidades. Integración total.
Por qué un software de gestión para restaurantes desconectado del PMS genera problemas
Aunque algunos hoteles recurren a soluciones de F&B “externas” (sistemas independientes o incluso Excel), trabajar así es como tener dos barcos navegando hacia el mismo destino sin comunicarse.
Estos son los principales problemas:
1. Datos inconsistentes entre sistemas
Tu PMS registra las reservas, los huéspedes, las noches vendidas. Pero si F&B está en un sistema separado, la información de consumos, traslados y costes queda fuera. Nunca sabes el verdadero coste de cada estancia, cada restaurante o cada evento.
2. Errores manuales en transcripciones
Alguien toma datos de F&B y los introduce en el PMS “a mano”. O viceversa. Es humano, pero los errores son inevitables: cifras duplicadas, cancelaciones no registradas, discrepancias en inventarios.
3. Falta de automatización
Sin integración, cada cierre de mes requiere trabajo manual: extraer datos, validarlos, introducirlos en contabilidad, cuadrar diferencias. Horas de administrativo que podrían dedicarse a análisis estratégico.
4. Imposibilidad de análisis real
¿Cuál es el coste de comida por habitación? ¿Qué margen tiene cada evento? ¿Dónde se producen mermas o despilfarros? Sin datos integrados, estas preguntas son difíciles de responder con precisión.
5. Problemas de seguridad y control
Si el F&B está fuera del PMS, no controlas quién accede a qué, quién registró cada movimiento, o cómo se modificaron los datos. El rastro de auditoría desaparece entre sistemas.
Cómo debe integrarse el módulo con el PMS
Un software de gestión para restaurantes verdaderamente integrado en tu PMS debe cumplir varios requisitos:
Sincronización bidireccional de datos
Ecotec no sólo recibe información del PMS; también envía actualizaciones. Cuando registras un consumo, el PMS lo sabe al instante. Cuando cambias un acuerdo de compras, Ecotec refleja el cambio en previsión de costes.
Consultas rápidas y vinculadas
Desde el PMS puedes consultar stocks. Desde F&B puedes ver qué reservas hay activas. Los módulos hablan entre sí de forma transparente.
Control de acceso integrado
Un usuario puede tener permisos distintos en F&B y en PMS. Pero el sistema de seguridad es único. Auditoría centralizada, responsabilidades claras.
Información consolidada en informes
Cuando generas un informe de rentabilidad del hotel, incluye automáticamente costes de F&B. No hay “datos que faltan” o “hojas de cálculo que hay que añadir”.
Qué buscar al elegir un software de gestión para restaurantes para tu hotel
Si estás considerando implementar un módulo de F&B en tu hotel, estos son los criterios que no debes perder de vista:
1. Especialización en hotelería
No es lo mismo un F&B para restaurantes que para hoteles. En un hotel tienes almacenes centrales, secciones múltiples (bares, restaurantes, room service, despensas por planta), traspasos constantes y costes que necesitan vincularse a huéspedes y eventos. Busca un módulo pensado específicamente para esta realidad.
2. Integración real
Algunos proveedores ofrecen “conectividad” pero los datos aún viajen en silos. Busca un módulo que sea parte del mismo ecosistema de software, con la misma base de datos subyacente, para evitar desincronizaciones.
3. Automatización de inventarios
Debe permitir toma de inventario físico sin errores (idealmente con PDA o dispositivos móviles), generación automática de apuntes de consumo y cálculo de mermas sin intervención manual.
4. Control de proveedores y acuerdos de compra
La capacidad de gestionar acuerdos de compra, condiciones especiales, seguimiento de entregas y previsión de pagos. No es un lujo; es necesario para negociar bien con proveedores.
5. Soporte técnico local en tu idioma
En hotelería, los tiempos son críticos. Necesitas respuestas rápidas en tu idioma, en tu horario, por alguien que entienda cómo funciona un hotel. No puedes permitirte un soporte genérico o en otro idioma.
6. Escalabilidad
Aunque hoy tengas un solo hotel, si tu negocio crece, el software debe acompañarte. Debe soportar múltiples empresas, cadenas hoteleras y consolidaciones de datos.
Por qué Ecotec es la solución Food & Beverage que tu hotel necesita
Ecotec es la gestión de compras y comidas de tu hotel conversa constantemente con el resto del negocio: con el PMS, con la contabilidad, con tus objetivos de rentabilidad.
Después de más de 35 años en el sector hotelero español, hemos aprendido que los hoteles que mejor gestionan sus costes de Food & Beverage son aquellos que tienen visibilidad completa. Visibilidad que sólo es posible cuando el módulo no está aislado, sino integrado en un mismo software de gestión hotelera.
Si gestionas un hotel mediano en España y sientes que pierdes tiempo en ajustes manuales entre sistemas, discrepancias entre datos de almacén y contabilidad, falta de claridad en costes reales de F&B, reportes que requieren horas de compilación …probablemente ha llegado el momento de considerar Ecotec.
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