Lectura de pasaportes automatizada en hoteles

La lectura automatizada de pasaportes ha llegado para ayudarnos a eliminar errores y rebajar los tiempos de checkin del hotel.

Son varios los artículos en los que hemos tratado ya algunas ideas para mejorar el proceso de checkin, cómo la tecnología mejora el checkin y el checkin hotelero bajo la perspectiva del autoservicio.

Hoy vamos tratar un punto claro y conciso: la posbilidad del uso de una combinación de hardware y software que nos evitará la tediosa tarea de introducción manual de los datos de huéspedes, al tiempo que eliminará errores, frecuentes en la introducción, y generará los ficheros para su envío a la policía.

Y muchas más funcionalidades diseñadas para hoteles y cadenas hoteleras

Nuestros consultores te ayudarán a determinar la mejor forma de modernizar la gestión hotelera de su hotel o cadena hotelera.

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Más de 300 hoteles cuentan con nuestra solución.

¿Qué es la lectura automatizada de documentos?

La lectura automtizada de documentos es un proceso mediante en el que un dispositivo hardware diseñado a tal fin, lee los datos del documento (en este caso, pasaporte o dni) y los remite a un software encargado de depositarlos en nuestra base de datos.

Reduce el tiempo de checkin. Combinado con un sistema de precheckin, reduce al mínimo este proceso, lo que permite que el cliente descanse del viaje y disfrute cuanto antes de su habitación y el resto de instalaciones del hotel.

Cumplimiento de la normativa GDPR

Otro tema candente es el cumplimiento de la normativa GDPR. La realización de copias (en este caso, fotocopias) de documentos oficiales no cumple con la normativa, mucho menos si estos no son custodiados y administrados correctamente.

La lectura automatizada de pasaportes reduce al mínimo el depósito del documento del cliente en recepción, la exposición a personas ajenas al proceso de checkin y asegura el paso de la información en un tiempo mínimo hasta las bases de datos de nuestro PMS, que están aseguradas y cumplen con la normativa en materia de protección de datos.

Cliente dirigiéndose a lector de pasaporte automatizado
Cliente dirigiéndose a lector de pasaporte automatizado

Herramienta de marketing

Es frecuente que implementemos sistemas para la captación de datos mientras que,m en realidad, disponemos de la fuente original. Y si el cliente nos da su consentimiento y disponemos de una gestión de marketing avanzada, estos datos pueden ser oro.

Cierto es que en el pasaporte no encontraremos datos como el correo electrónico o sus redes sociales, pero sí podremos encontrar la edad y el lugar de residencia, que pueden ser datos fundamentales para la segmentación de nuestros clientes en nuestras próximas campañas de marketing.

El hardware que posibilita la lectura automática de documentos

El lector de documentos suele ser un dispositivo de tamaño medio o pequeño y que, colocado en un lugar estratégico, permite que sea el propio cliente quien introduzca el documento para su lectura, evitando el contacto físico con el personal de recepción.

Usualmente la lectura se produce a dos caras y en un tiempo mínimo que va de segundo hasta tres segundos. Habitualmente, el dispositivo es capaz de reconocer la mayoría de pasaportes mundiales y todos los documentos de identidad de los turistas que nos visitan.

Ventajas del uso de lectura de documentos automatizada

Aunque hemos ido hablando de ellos durante el artículo, vamos a resumirlos en un párrafo.

  • Mejora la satisfacción del cliente al reducir el tiempo de entrada al hotel.
  • Cumple con la normativa de datos personales (GDPR)
  • Minimiza la inversión en la reparación de datos incorrectos
  • Nos asegura de que disponemos de los datos completos del cliente

Tecpassport, la solución completa de Tec-Soft para la lectura automatizada de documentos

TECPASSPORT es la solución integrada en PMS HOTEC mediante la que obtendrá una mayor seguridad y rapidez en el proceso de checkin. TecPassport reconoce automáticamente el tipo de documento de identidad, el país de procedencia y rellena directamente la ficha del cliente evitando errores humanos. Los datos viajan a la ficha de policía cumpliendo la normativa establecida.

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