10 Criterios de elección de un PMS hotelero

Para entender la importancia de un PMS hotelero, empezaremos con una comparativa con un proceso similar mucho más reciente.

Es posible que, uno de esos días en que os reunís con los amigos para compartir una comida, hayáis visto en algún punto del restaurante un escritorio, o similar, con un libro en el que estaban anotadas las reservas del día.

Dentro de veinte años reiremos cuando alguien nos hable de un libro de reservas para restaurantes. La introducción de las reservas en línea y la solicitud online de servicio a domicilio ha sido tardía pero ha llegado como un huracán sustituyendo todos los sistemas manuales por sistemas informatizados.

Eso mismo sucedió hace treinta y cinco años. Los viejos libros de reservas, donde se anotaba a mano cada una de las reservas que llegaban, se sustituyeron rápidamente por software que nos mostraba, de un solo golpe de vista, si disponíamos de habitación para la reserva que entraba y que quedaría posteriormente registrada.

A estos sistemas de reserva le adjuntaron un sistema de contabilidad y de facturación, ya veteranos por aquellas fechas.

Habían nacido los PMS.

¿Qué es un PMS y de qué módulos consta?

Un PMS, o Property Management System, en un software de gestión para hoteles. Para quien esté familiarizado con los ERP’s, diremos que es un ERP especializado para el sector hotelero.

Las funcionalidades que incluyen un PMS han ido creciendo a medida que los PMS’s se hacían más complejos, respondiendo al incremento de requerimientos por parte de los usuarios.

Lo que inicialmente era el sistema de gestión de reservas y el checkin y checkout fue haciéndose más complejo, incorporando nuevas funcionalidades como las que incluye nuestro PMS

Y muchas más funcionalidades diseñadas para hoteles y cadenas hoteleras

Nuestros consultores te ayudarán a determinar la mejor forma de modernizar la gestión hotelera de su hotel o cadena hotelera.

La solución PMS reconocida en el sector por el mejor servicio a sus clientes.

Más de 300 hoteles cuentan con nuestra solución.

Facturación

Como no podía ser de otra forma, emite facturas a particulares, agencias o mayoristas, incluyendo la facturación electrónica.

Food&beverage

Gestiona el área de compras y los distintos almacenes del establecimiento.

Mantenimiento del establecimiento

Gestiona órdenes de trabajo para las cuadrillas encargadas del mantenimiento.

Gobernanta

Control del estado de las habitaciones, comunicación de habitaciones limpias, etc…

CRM

La gestión comercial con los distintos tipos de cliente que se han alojado en el hotel o han contratado sus servicios, incluyendo la segmentación y la realización de acciones promocionales, de pre-estancia o de fidelización.

MICE

Este módulo permite la gestión de eventos. Bloqueo de salas, contratación de banquetes, material audiovisual, etc…

Gestión del spa

Gestiona las reservas y la facturación de este área.

Tarjetas de crédito interno

La gestión del ‘dinero del hotel’. Mediante este módulo gestionamos el crédito que se le otorga al cliente.

Integración con website

Esto permite recoger la reserva directamente desde el propio website sin tener que realizar traspaso de datos o entrada manual.

Integración con dispositivos de terceros: Centralita telefónica, puertas de habitaciones, televisión, etc…

Aunque la llegada de la telefonía móvil ha hecho que la conexión centralita telefónica haya perdido el sentido en la mayoría de casos, otras han ganado en importancia, como la conexión con las puertas de las habitaciones, televisión y toda la domótica que se despliega en muchos hoteles en la actualidad.

Encuestas de satisfacción

Este módulo permite conocer la opinión de los huéspedes sobre u estancia, aún incluso no habiendo acabando esta.

Pre-checkin

Permite al huésped registrarse en el hotel por sí mismo, de forma que los recepcionista solo deberán comprobar la veracidad de los datos.

Auto Checkout

Mediante este módulo el cliente puede realizar y pagar la liquidación de los consumos realizados en el hotel, de forma que evitamos colas en recepción en el momento de salida.

 

PMS Hotec, uso en recepción

¿En qué me beneficia disponer de un PMS?

Te diremos de entrada que casi no es un tema de beneficios. No hay hotel en el mundo occidental hoy en día que pueda ser gestionado sin PMS, porque ya no estamos acostumbrados al papel y el bolígrafo.

Sin embargo, vamos a destacar algunos beneficios que van más allá de la posibilidad real de gestión sin la herramienta.

  • Un servicio más eficiente al cliente. Se reducen o eliminan los errores producidos por la pérdida de información al circular por el circuito interior.
  • Automatización de muchas tareas, como el envío de las fichas de huéspedes a policía, elaboración de órdenes de compra, generación de órdenes de mantenimiento, etc…
  • Disponer en tiempo real de información sobre el establecimiento: estado de las habitaciones, producción por departamentos,
  • Mejora de la toma de decisiones. Por ejemplo, la fijación de precios según ocupación.
  • Fidelización de sus mejores clientes mediante ofertas u obsequios (módulo CRM).

¿Cómo seleccionar un PMS?

Seleccionar un PMS no es una tarea nimia. Cada vez existen más PMS’s y cada vez son más complejos, por lo que la tarea se vuelve ingente.

  1. Aunque gracias a las OTA’s y la venta directa cada vez se difumina más la línea entre el hotel de ciudad y el hotel vacacional, aún existen algunas diferencias. Casi todos los PMS’s tienen su origen en uno de estos modelos, y esto puede notarse en su arquitectura y facilidad de uso para realizar algunas operaciones. Analice el origen del PMS y solicite realizar las operaciones más frecuentes y que piense que pueden diferenciarse más de su modelo.
  2. La tecnología con la que se ha construido. Tú, posiblemente, no entiendes sobre entornos de desarrollo o bases de datos, pero sí sobre la facilidad para conectar con Office 365, la disponibilidad de una API para conectar un nuevo dispositivo o la posibilidad de integrar una app de huésped.
  3. Los módulos con los que cuenta, la posibilidad de contratarlos por separado o de integrar módulos de terceros.
  4. El modelo de funcionamiento; onpremise o en la nube.
  5. La dedicación que se brinda antes de la compra. El tiempo que dedican a aprender cómo funciona tu negocio y cómo debe adaptar el software a él.
  6. La formación que se imparte al personal del hotel en la puesta en marcha.
  7. Los servicios de apoyo en caso de error, dudas o ampliación de funcionalidad. Coste y horario.
  8. Facilidad para incorporarse al PMS y para abandonarlo (importación y exportación de datos).
  9. Modalidades de contratación: licencia perpetua o alquiler mensual.
  10. Los costes de mantenimiento en caso de licencia perpetua.

El futuro de los PMS’s hoteleros

Bajo nuestro punto de vista, tres son las tendencias que marcarán los siguientes años.

  1. El PMS estará presente en todo el establecimiento. La domótica se integrará absolutamente en la gestión hotelera. El IoT (Internet of Things) producirá miles de datos que ayudarán a los gestores a reducir la carga de trabajo y automatizar muchas tareas: el gerente recibirá un aviso si alguien del personal no se ha incorporado en su puesto de trabajo o será el grifo que nos avise cuando gotea .
  2. Esta gran cantidad de datos se integrará en el CRM y ayudará de forma decisiva a conocer y conectar con el cliente. Conoceremos sus preferencias de iluminación, fragancia, temperatura en la habitación así como sus platos y bebidas preferidas, las lecturas que prefiere, los hábitos de compra y us gustos por las atracciones locales.
  3. La integración con terceros: compañías aéreas, taxis, rent a cars, etc…, de forma que sabremos qué cliente llega o si tiene retraso; proveedores, que nos informarán al momento de la existencia de género y la hora de entrega, etc…

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